    | |
Inleiding
Kerntaak van Innoforte is: het verlenen van goede zorg aan bewoners en cliënten en het bieden van een fijne werkplek aan medewerkers en vrijwilligers in een veilige en vertrouwde omgeving. Om deze taak uit te kunnen voeren, verzamelt Innoforte persoonsgegevens en legt deze vast in beveiligde digitale informatiesystemen. De gegevens zijn nodig voor de bedrijfsvoering en het opbouwen en onderhouden van een relatie met de personen van wie de gegevens zijn.
Privacystatement
Goed zorgen voor bewoners en cliënten en een fijne werkplek bieden aan medewerkers en vrijwilligers, impliceert dat er zorgvuldig met hun gegevens worden omgegaan. Dat ligt besloten in ons werk. In dit statement leggen we uit hoe we dat doen. Het statement is in overeenstemming met Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wetgeving die erop is gericht persoonsgegevens te beschermen.
Voor de bezoekers van onze website en de omgang met hun persoonsgegevens is een apart cookieoverzicht opgesteld. Dit overzicht is op de website van Innoforte te vinden.
Wat zijn persoonsgegevens?
Onder persoonsgegevens wordt alle informatie verstaan die betrekking heeft op een persoon of die tot een persoon te herleiden is. Denk aan een naam, geboortedatum en een adres. Of een e-mailadres, foto of videobeeld. Of gegevens die iets zeggen over de gezondheid.
Van wie verwerkt Innoforte persoonsgegevens?
Innoforte verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij een relatie heeft: bewoners, cliënten, mantelzorgers, huurders, medewerkers (in dienst, inhuur), leerlingen, vrijwilligers, leveranciers en andere betrokkenen.
Welke gegevens zijn dat?
De volgende gegevens worden zoal verwerkt:
- Bewoners en cliënten: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, burger servicenummer, financiële en verzekeringsgegevens.
- Wettelijke vertegenwoordigers en mantelzorgers: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
- Medewerkers en leerlingen: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, burger servicenummer, financiële en verzekeringsgegevens, diploma’s, BIG registratie, afspraken met school, (leer)-arbeidsovereenkomst.
- Vrijwilligers: naam, adres en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, vrijwilligersovereenkomst.
- Huurders: naam, adres en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, financiële gegevens, huurovereenkomst.
- Aspirant bewoners en cliënten: naam, adres en woonplaats, telefoonnummer en emailadres.
- Sollicitanten: sollicitatiebrief en CV.
- Samenwerkingspartners en leveranciers: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres, bankrekeningnummer, overeenkomsten.
Verwerkt Innoforte ook bijzondere persoonsgegevens?
Ja, Innoforte verwerkt ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gevoelige gegevens, waarmee extra zorgvuldig moet worden omgegaan.
Bewoners, cliënten
Gegevens over gezondheid
Innoforte is verplicht voor iedere bewoner en cliënt een dossier in te richten waarin een aantal onderwerpen worden bijgehouden: de gezondheid van de bewoner en cliënt, de geboden zorg en/of ondersteuning en alle overige informatie die noodzakelijk is om goede zorg te kunnen bieden.
Innoforte is verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) over iedere calamiteit die heeft plaatsgevonden in de zorgverlening en als er sprake is van geweld binnen de zorgrelatie. Ook is Innoforte verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan de Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) bij het voorkomen van bepaalde infectieziekten.
Bij signalen of vermoedens van huiselijk geweld en ouderenmishandeling verstrekt Innoforte, waar mogelijk met toestemming van de betrokkene, persoonsgegevens aan Stichting Veilig Thuis zodat onderzoek kan plaatsvinden en het geweld zo spoedig mogelijk kan worden gestopt.
Medewerkers
Identiteit en nationaliteit
Innoforte is verplicht een document ter identificatie van de medewerkers op te nemen in de administratie. Daarom wordt in het personeelsdossier een afschrift van het identiteitsbewijs bewaard met daarop een foto van de medewerker en zijn nationaliteit.
Gegevens over gezondheid
Innoforte mag in een aantal gevallen gegevens over de gezondheid van een medewerker verwerken. In het kader van re-integratie/begeleiding van medewerkers of uitkeringsgerechtigden, in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid en/of aanvraag van subsidies met een wettelijke grondslag.
Strafrechtelijke gegevens
Innoforte registreert voor haar medewerkers of er al dan niet een Verklaring over gedrag (VOG) is afgegeven.
Gegevens over lidmaatschap vakbond
Om de contributie van het lidmaatschap van de vakbond van de medewerker te verwerken onder de werkkostenregeling, is het noodzakelijk dat Innoforte deze gegevens van de medewerker verwerkt. Vrijwilligers Strafrechtelijke gegevens Innoforte registreert voor haar vrijwilligers of er al dan niet een Verklaring over gedrag (VOG) is afgegeven.
Waarvoor verwerkt Innoforte deze persoonsgegevens?
Innoforte verwerkt de persoonsgegevens voor verschillende doelen.
Relatie aangaan en onderhouden
Om een relatie aan te kunnen gaan en te kunnen onderhouden, heeft Innoforte informatie nodig. Bijvoorbeeld van de bewoner of cliënt die zorg wil ontvangen. Of van de huurder die een woning of appartement wil huren. En van de medewerker die bij Innoforte wil komen werken. Zonder deze gegevens kan Innoforte niet aan hun wensen voldoen en met de betrokkene of zijn vertegenwoordiger communiceren.
Overeenkomst
Innoforte verwerkt persoonsgegevens omdat dit nodig is om afspraken na te kunnen komen. Denk aan afspraken uit een zorgovereenkomst, een huurovereenkomst, een arbeidsovereenkomst of vrijwilligersovereenkomst.
Wettelijke verplichtingen
Soms is Innoforte wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwerken. Deze verplichtingen komen onder andere voort uit diverse zorgwetten en wetgeving op het gebied van arbeid, belasting en huur.
Administratie
Innoforte is verplicht een gedegen administratie te voeren. Daarvoor is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken.
Klachten/geschillen
Innoforte kan gegevens verwerken van de persoon die bij een klacht of een geschil is betrokken, zoals een bewoner, de cliënt, een huurder of een medewerker.
Voorwaarden financiers
Innoforte is verplicht persoonsgegevens te verwerken om te kunnen voldoen aan de voorwaarden die financiers stellen aan de geleverde zorg en/of dienstverlening.
Beveiligen locaties Innoforte
Om goede zorg te kunnen verlenen moet Innoforte een veilige omgeving bieden aan haar bewoners, cliënten, medewerkers, vrijwilligers, huurders en bezoekers. Innoforte doet dit door haar gebouwen, terreinen en eigendommen te beveiligen. Innoforte heeft daarom op verschillende locaties camera’s geplaatst, waarmee persoonsgegevens worden verwerkt. Deze camera’s zijn zichtbaar en worden aangeduid.
Kwaliteitsverbetering
Innoforte streeft altijd naar kwaliteitsverbetering. Daarbij hebben we input nodig. Om deze input te kunnen ontvangen, is het soms nodig om persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een tevredenheidsonderzoek, een audit of een prismaonderzoek.
Verwerkt Innoforte de persoonsgegevens allemaal zelf?
Nee, Innoforte verwerkt de gegevens niet allemaal zelf maar maakt hierbij gebruik van de diensten van anderen, zoals Nedap (medische en gezondheidsgegevens), Medimo (medicatie) of Afas (personeelsgegevens). Innoforte maakt met deze partijen afspraken om ervoor te zorgen dat ze zorgvuldig met de persoonsgegevens omgaan. Denk aan afspraken over de beveiliging, geheimhouding en wie toegang heeft tot de gegevens.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De raad van bestuur van Innoforte is eindverantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarnaast geldt dat iedereen die onder verantwoordelijkheid van Innoforte persoonsgegevens verwerkt, verplicht is hiermee zorgvuldig om te gaan. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Om ervoor te zorgen dat de gegevens niet verloren gaan of kunnen worden ingezien door onbevoegden, zijn diverse veiligheidsmaatregelen getroffen.
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
Innoforte bewaart de persoonsgegevens zorgvuldig, niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt en conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Bewoners, cliënten
Innoforte bewaart de gezondheidsgegevens van bewoners, cliënten minimaal twintig jaar.
Huurders
Innoforte bewaart de persoonsgegevens van huurders tot 2 jaar na het einde van de huurovereenkomst.
Medewerkers
Innoforte bewaart de persoonsgegevens van medewerkers, die relevant zijn voor de belastingaangifte, tot 7 jaar na beëindiging van het dienstverband. De overige persoonsgegevens worden 2 jaar bewaard na beëindiging van het dienstverband. Als er sprake is van een Ziektewetuitkering of WGA uitkering dan gelden de bewaartermijnen van 5 en 10 jaar.
Sollicitanten
Innoforte bewaart de persoonsgegevens van de sollicitant tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Of langer als de sollicitant dat wenst.
Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd.
Met wie deelt Innoforte de persoonsgegevens?
Soms is Innoforte verplicht persoonsgegevens te delen met anderen. Denk aan de gemeente, het UWV, het CAK of de belastingdienst. Uiteraard worden alleen de strikt noodzakelijke gegevens gedeeld.
WIFI netwerk van Innoforte
Innoforte stelt op de locaties een WIFI netwerk beschikbaar aan cliënten, medewerkers en derden.
Innoforte bewaart gedurende drie weken de geschiedenis van het internetgebruik van medewerkers. Na deze drie weken wordt dit automatisch verwijderd. Innoforte bekijkt deze gegevens niet, tenzij er sprake is van een zwaarwegende reden.
Rechten betrokkene op grond van de AVG
De belangrijkste rechten zijn:
- recht op inzage
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die Innoforte van jou verwerkt in te zien. - recht op correctie, verwijdering.
Kloppen bepaalde gegevens niet die Innoforte van jou verwerkt, dan kun je een verzoek doen tot correctie en verwijdering van je gegevens. - recht op bezwaar.
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Innoforte. - recht op overdracht.
Je hebt het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die Innoforte van je verwerkt. Je kunt deze gegevens vervolgens zelf opslaan voor persoonlijk (her)gebruik of doorgeven aan een andere organisatie.
Wil je gebruik maken van deze rechten, stuur dan een mail naar: gegevensbescherming@innoforte-zorg.nl.
Vraag of een klacht
Als je een vraag of klacht hebt over de verwerking van persoonsgegevens door Innoforte, dan kun je contact opnemen met: gegevensbescherming@innofortezorg.nl.
Betrokkenen die van mening zijn dat Innoforte niet correct is omgegaan met hun rechten, kunnen daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.